営業メールで新規開拓営業|営業メールの例文や3つの手順について解説

営業メールで新規開拓営業|営業メールの例文や3つの手順について解説

今までの新規開拓における一般的な営業手法は、訪問営業かテレアポでした。
ただ、最近ではインターネットの流通により、ネットを介した営業手法が浸透しております。その中には、お問い合わせフォーム営業、インバウンドマーケティングやコンテンツマーケティング、そして営業メールがあります。

コロナ禍では対面接触による営業手法が積極的に行えない為、上記のような非対面での営業が人気になっております。
ただ、メール営業は会社の印象も悪くしてしまう可能性を秘めております。

その為、今回はメリット・デメリットの他にも、実際の営業メールの例文や重要な3つの手順について解説を行なっていきます。

営業メールとは

営業メールの基本【メリット・デメリット・ポイント・例文を解説】

営業メールとは、訪問や電話などをせず、営業先へメールを送り営業を行うことです

訪問営業の場合、訪問する時間や担当者のいる時間に訪問をする必要があり、時間的拘束を受けることもありますが、営業メールの場合、メールを送信さえすればいいのですから手軽に利用できます。

ただその分、アプローチとしては弱い部分もあり、ビジネスチャンスを作ることが難しいという欠点もあります。メリット・デメリットについて解説していきます。

営業メールのメリット・デメリット

営業メールのメリット

手軽に多数へアプローチ可能

訪問や電話とは違いメール送信が営業活動になりますので、一斉送信を行うことにより、大多数の顧客へアプローチをすることができます

例えば、テレアポの場合、全て断られたとしても1件電話をかけて終わるまで約3分かかります。それから次の架電先に電話を架けるまでのインターバルが1分だとすると、100件アプローチを行うには約6時間かかる計算になります。ただ、営業メールの場合、100件程であれば1〜2分もあれば送信できるでしょう。

その為、大多数へのアプローチや新商品紹介等に効率よく営業を行うことができます。

顧客のペースで理解できる

テレアポの場合は、電話口でアプローチをする為、その際に顧客が理解できていなければ、録音をしていない限り、電話終了後にも理解できていないままです。ただ、営業メールの場合、テキストで残っている為、顧客のペースで読み進めることができます
さらに、写真や動画を活用したメールも送信できる為、テレアポより顧客はわかりやすいです。そこに、資料請求のリンク等を貼っていれば、成果に繋がりやすいです。

営業メールのデメリット

アポ率が低い

営業メールの場合、大多数の顧客へ手軽にアプローチができますが、アポ率は低いです。

訪問営業・テレアポの場合、相手の声を聞いて質問や話を変え、その場で顧客を引き出せる為アポ率は高くなりやすいですが、営業メールの場合、そもそも見られていなかったり、心動かされたとしても次の動きを保留にしたりという場合が多いです。その為、アポ率も低下してしまいます。

不信感

営業メールを短期間に何通も送ると、顧客に不信感を抱かれてしまいます。
営業メールを行う際は、タイミングや必要性、ターゲティングをしっかり行うようにしましょう。

統計データで見る営業メール

営業メールは読まれない・・ではなく開封されない

営業メールを使って営業活動をしている側は、読まれること前提でメールを作成し、送信を行なっております。
レイアウトや文章、構成等チェック事項は様々あり、営業メールの作成はとても大変です。

ただ、営業メールは読まれません。それだけでなく、多くのメールは開封すらされません

営業メールの現実

ある統計データによれば、日常で送信されている営業メールで、開封をされるメールは全体の24%程と言われております。
つまり、残りの76%の営業メールは開封されず、読まれずにスルーされているか、そのままゴミ箱へ入れられています。

開封されたとしてもすぐに閉じる

営業メールの送信をするタイミングや内容などを工夫し開封された場合でも、イコールしっかり内容を読まれるかというとそうではありません

内容を相手にとって読みやすいよう工夫し、相手が読みたいと興味がでるような内容にしない限り、はじめの数行のみ読んですぐに閉じてしまいます。

全く買う気はないが、待ち合わせ中に立ち寄った本屋みたいな感覚だと思います。
その際買う気はない為、ほとんどの本を見ずに終わりますが、自分の興味を刺激するようなタイトルが目に入ったら読みますよね。ただ、冒頭をさらっと読んですぐに直してしまいます。

この状況を営業メールに例えると、本のタイトルがメールの件名、本の中身がメール内容となります。
その為、開封をされないメールから、開封され成果の出るメールにするためには、件名と内容が重要となります。

営業メールで新規開拓営業を行う3ステップ

それでは、早速営業メールで新規開拓営業を行なっていくステップについて解説を行なっていきます。
手順は大きく分けて3つとなっております。

  1. 準備
  2. 内容・構成
  3. 営業後の対応

上記をしっかりと踏んで営業メールをすることで、効果的かつ効率的に新規開拓営業を行っていけますので、取り入れてみてください。
それでは、それぞれについて解説をしていきます。

ステップ1【準備】|新規開拓の営業メール

それでは、実際に営業メールで新規開拓営業を行なっていくステップを紹介していきます。
まず、初めのステップでは当たり前ですが、「準備」を行なっていきます。

準備は、以下の通りです。

  1. 営業メールのKPI設定
  2. 独自ドメインの取得
  3. 営業先ターゲットリストの作成
  4. サービスページor添付ファイルの準備

それぞれ詳細を解説していきます。

営業メールのKPI設定

KPIとはKey Performance Indicatorを略したもので、日本語ですと「重要業績評価指標」といいます。KPIは、営業やマーケティング等目標を達成する為に実施するプロセスが、適切に行われているかを数値で評価するものになります。

営業メールにおいてもKPIは必ず設定しましょう。
KPIがなければ、営業メールを行なっていたとしても、効果が出ているのかを確認することができないため、改善をすることもできません。

営業メールのKPIでは、以下のような指標を設定しましょう。

  • メール開封率
  • メール内リンクのクリック率
  • 返信率
  • 営業数(メール送信数)

上記はひとつの例になりますので、実際に自社に当てはめてみて最適なKPIを設定していきましょう。

独自ドメインの取得

営業メールで新規開拓営業を行なっていくのであれば、独自ドメインを必ず取得しておきましょう。
大抵の場合、自社サイトを保有しているかと思いますので、独自ドメインも取得しているかと思いますが、フリーのメールアドレス(GmailやYahooメール等)より独自ドメインで作成したメールアドレスの方が信頼されます。

さらに、新規開拓を行えて、顧客ができた際フリーのメールアドレスでコミュニケーションを取ることはあまり推奨されませんので、今後を踏まえて取得することをお勧めします。

営業先ターゲットリストの作成

それでは、次に営業メールを送る先であるターゲットリストを作成していきましょう。

ターゲットリストは、営業活動においてとても重要な要素となっており、リストの精度によって営業効率が左右されるといっても過言ではありません。

営業先ターゲットリストの作成の手順

営業先ターゲットリストの作成手順は以下の通りです。

  1. 顧客情報の収集
    ホームページやウェブ、新聞等の紙媒体、ウェビナー等のイベントで自社のターゲットに適した顧客情報を収集していきます。
    その他にも、スクレイピングツールやリスト制作のツールも出回っておりますので、予算をかけられる場合は、ツールを活用しましょう。
  2. リスト制作
    無料で作成するのであれば、Excel等の表計算ツールを活用して収集したデータをリスト化していきましょう。
    その他にも、CRMやSFA等の営業活動を後押ししてくれるツールもありますので、色々確認してみてください。

参考:アタックリストとは?活用のメリットや作成方法について解説

サービスページor添付ファイルの準備

それでは、準備の最後となるサービスページや添付ファイルの準備を行なっていきましょう。
サービスページとは、その名の通り営業をしていく商品やサービスの紹介をしているコンテンツページやLP(ランディングページ)のことで、添付ファイルに関してもメールに添付する商品・サービスの資料になります。

営業メールの文面上に商品・サービスの良いところを全て記載することはお勧めできません。
何故かと言うと、全て記載していたらとてつもなく文字数が多くなってしまい、メールを全て読む前に離脱されるからです。

そのため、特徴やメリット等の訴求ポイントのみ記載して、詳しく見たい場合はサービスページか資料へ誘導するという流れがベストです。

ですので、どちらかは用意しましょう。
おすすめはサービスページになります。
資料ももちろん良いのですが、実際にダウンロードをして読むことに躊躇されたり、面倒くさがったりする可能性もありますので、サービスページへ誘導して訴求するほうが良いでしょう。

資料を添付する場合は、zipファイルなどの圧縮ファイルで送信することをお勧めします。

ステップ2【内容・構成】|新規開拓の営業メール

それでは、準備が終わりましたら、メールの本文である内容・構成について考えていきましょう。
内容・構成に関しては、以下の通りに進めていきます。

  1. 営業メールの「件名」
  2. 本文の内容を理解しやすくベネフィットを提示
  3. 顧客への配慮
  4. 文字化けしないかチェック
  5. 商談の日程候補を複数記載

それぞれについて解説をしていきます。

営業メールの「件名」

前述したように、営業メールの件名は開封されるために必要な要素です。
この件名の良し悪しにより、営業メール全ての成績に関わってきます。

開封されやすい件名のポイントは、シンプルでわかりやすく要点をまとめた件名です。
まず、相手から開封したいと思わせるために、メール本文である内容を端的にまとめて件名に書く必要があります。

悪い例ですが、「こんにちは〇〇会社の△です」や「はじめまして。□株式会社の×です。」等の挨拶を件名に入れる人がいますが、全く開封されませんし、最悪の場合迷惑メールと思われてゴミ箱行きになる場合があります。

開封されたいのであれば、メール内容を端的・シンプルにまとめて書くことをお勧めします。

例えば、商品やサービスを紹介したいメールであれば、その名称を入れて件名を書くことにより、相手に伝わりやすいですし、商談やアポイントを頼むメールであれば、その旨記載をするなどして相手に具体的にどういうメールかを伝える必要があります。

さらに文字数も気をつけたいポイントになります。
長い件名は、パッと見ただけで何を指しているのかわからないため、開封率が落ちてしまいます。

その為、ベストは12文字から14文字、最大でも16文字以内で収めるようにしましょう。
また、ある統計によると、使用する単語の数は3〜4個にしたほうが、返信率が上がるとしております。

営業メールの件名で使うべき効果的な単語

統計データによれば、営業メールの件名に使った方がいい単語と、使わないほうがいい単語が明らかになっております。

使ったほうがいい単語を件名に合うように使うと開封率は上がる可能性が高いです。

使うべき単語
  • 連絡
  • 支払い
  • キャンセル
  • イベント
  • チャンス
使わないほうがいい単語
  • 確認
  • 参加
  • 支援
  • 招待

件名のまとめ

全てをまとめると、重要なポイントは、12〜14文字で3〜4個の単語(その内使うべき単語を入れる)を使い、シンプルでわかりやすく端的な内容にすることです。

本文の内容を理解しやすくベネフィットを提示

前述までの内容で、今までの営業メールより格段に開封率は改善されたかと思います。
ただ、当然ですが営業メールのゴールは開封されることではありません。様々なゴールがあると思いますが、そのゴールに行くためにはメールの本文を読んでもらう必要があります。

ただ、前述したように営業メールはほとんどが読まれないのも事実です。
では何故開封しても、冒頭数行のみ読んでやめてしまうのでしょうか。

理由は簡単で、「関係ない」と感じるからです。自社に対してや、自分に対して関係ないと感じた瞬間、興味を無くします。

ただ、しっかりと読んでもらえるように工夫できるポイントはあります。
そのポイントについて3つ詳細を解説していきます。

誰でも理解できる内容

まず、本文の内容ですが、「誰にでも」理解できるような内容にする必要があります。言葉の通りで、目安は「小学3年生」でも理解できる内容です。

米国ソフトウェア会社が調査した結果によると、A小学3年生でも理解できる営業メールと、B大学生が理解できる営業メールでは、Aのメールの方が36%も返信率が高いという結果がでました

その為、現在業界用語や難しい単語を使って営業メールを行なっている企業は、誰でもわかる内容に変更することをお勧めします。

文章の長さ

メールの本文で記載する文章の長さですが、短くまとめたほうが返信率は高いです。

実際に長文のメールがきて、読む気力がなくなる人は多く、長文であるほど返信率は低下していきます。

具体的には、本文に記載されている単語数が2500以上になると、返信率は3分の1にまで低下してしまうのです。

ただ、極端に短い文章もだめです。
件名が良く、興味を抱いた人が開封した際とても短い本文であれば、熱意を感じられませんし、適当に書いたのかと勘違いされてしまいます。

その為、適切な長さの文章を記載するようにしましょう。

ベネフィットを提示する

誰にでも理解できる内容で、文章も長さも適切であればある程度読んでくれる可能性は高くなります。
そこにさらに、ベネフィットを提示しましょう。

ベネフィットは、文中ではなく内容の冒頭に記載することで、相手により見てもらえる可能性が高くなりますので、必ず記載しましょう。

顧客への配慮

次に、営業メールを送る先である顧客への配慮も考えておきましょう。
いくら非対面で相手の顔が見えない営業手法と言えど、受信側には必ず担当者である人がいます。

具体的には、以下のような配慮が必要になります。

  • 端的にわかりやすい文章
  • 構成を考え無駄な内容を入れない
  • ビジネスマナー

相手からすると、そこまで考えていないかもしれませんが、上記を意識しておくだけで、競合他社からの営業メールと差別化をすることにも繋がりますので、順守していきましょう。

文字化けしないかチェック

営業メールはテキストを送信する営業手法ですが、受信先の環境によって文字化けしてしまう文字は避けましょう。

例えば、機種依存文字である絵文字や記号などになります。

文字化けをしていた場合、どれだけ良い文章を書いていたとしても、不信感につながってしまい読まれなくなる可能性が高くなります。
一度、自分に送信してみるなどしてしっかり送信できるかを確認しましょう。

商談の日程候補を複数記載

内容の最後に、商談の日程候補を必ず記載しましょう。

営業メールでよくある例としては、候補日を記載せずに「一度お気軽にお問い合わせください。」等で終わっているメールです。
このメールでは、気になったとしても顧客側から商談の候補を提案しなければなりませんので、商談への遷移率が低くなってしまいます。

そのため、3つほど日程候補を送るようにしましょう。

ステップ3【営業後の対応】|新規開拓の営業メール

最後に営業メールを送信した後に行う対応について解説を行なっていきます。
営業後の対応については、以下の通り進めていきます。

  1. 返信への対応
  2. 効果測定・改善の実施
  3. 顧客へのヒアリングの実施
  4. 顧客への提案内容を考える

それぞれについて解説していきます。

返信への対応

まず、当たり前ですが、顧客から返信があった際には即返信を行いましょう。
即レスポンスを行うことは、営業マンとしては必須のスキルとなりますので忘れずに行いましょう。

効果測定・改善の実施

営業メールでは、WEBマーケティングのように効果測定を行うことも可能です。
ですので、必ず効果測定を行いましょう。

例えば、メール内リンクのクリック率やHTMLメールであれば開封率等のデータを確認し、素早くPDCAサイクルを回していきましょう。

そうすることで、営業メールでの新規開拓営業の成果を上げていくことも可能になります。

顧客へのヒアリングの実施

商談が確定した顧客に対しては、商談までの間にしっかりと課題やニーズ、悩みをヒアリングしていきましょう。
ヒアリングは実施しなければ相手への提案内容も定まらず、商談成功率に大きく関わってきます。

そのため、相手にとって何がメリットになり得るかを探るようにしましょう。

参考:ヒアリングの基本【重要性・コツ・ヒアリング事項について解説】

顧客への提案内容を考える

こちらも当たり前のことですが、ヒアリング内容をもとに提案内容を考えていきましょう。
ここでは、主にヒアリングした結果から顧客のベネフィットを考えていきます。

そのベネフィットに沿った商品やサービスの特徴やポイント、事例を用意しておくことで、顧客に響く提案を行えます。

営業メールの例文【シチュエーション別】

アポ獲得の営業メール

件名:〜〜についてご面談のお願い〈株式会社〜〜 〜〜(名前)〉

本文

株式会社〜〜
〜〜〜〜様

突然のご連絡失礼いたします。
〜〜等をしております株式会社〜〜の〜〜と申します。

今回は、御社のホームページを拝見し、
〜〜事業で弊社サービスがお役に立てると思いご連絡いたしました。

弊社は、業務プロセスの自動化を目的とした
RPAツール(ロボットによる自動化ツール)をご提供しており、
御社と同じ〜〜事業をされているお客様も多く〜〜件の導入実績があります。

御社の〜〜事業で、〜〜のプロセスを自動化でき
時間効率とコスト削減を実現できる為、
御社ビジネスの更なる成長の促進をお手伝いできればと考えております。

つきましては、活用事例や詳細を直接お伝えさせていただきたいのですが、
30分程お時間いただけますでしょうか。

候補日を以下に記載しておりますので、
ご都合の合う日時をお伺いできますでしょうか。

【候補日時】
・〜月〜日(〜)〜〜時から〜〜時
・〜月〜日(〜)〜〜時から〜〜時
・〜月〜日(〜)〜〜時から〜〜時

また、いずれもご都合の合わない場合は、
ご一報いただけましたら再度調整いたします。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討宜しくお願い致します。

弊社実績やサービスについての詳細は下記URLをご覧ください。
https://~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
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株式会社〜〜 〜〜部 〜〜化
営業 〜〜〜〜
〒000-0000
〜〜県〜〜〜〜〜〜
TEL/0000-00-0000
E-mail/〜〜@〜〜〜〜〜
URL/ https://~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
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新規開拓の営業メール

件名:SNS広告運用のご案内〈株式会社〜〜 〜〜(名前)〉

本文

株式会社〜〜
〜〜〜〜様

突然のご連絡失礼いたします。
〜〜等をしております株式会社〜〜の〜〜と申します。

今回は、突然で恐縮ですが、
ぜひ弊社と新規でのお取引をご検討いただきたくご連絡致しました。

弊社はSNS広告運用をご提供しており、
御社の販売している〜〜は、SNS広告で更に顧客獲得で切る商材だと確信しております。
〜〜と同じジャンルの商材での実績もございます。

つきましては、事例や詳細を直接お伝えさせていただきたいのですが、
30分程お時間いただけますでしょうか。

候補日を以下に記載しておりますので、
ご都合の合う日時をお伺いできますでしょうか。

【候補日時】
・〜月〜日(〜)〜〜時から〜〜時
・〜月〜日(〜)〜〜時から〜〜時
・〜月〜日(〜)〜〜時から〜〜時

また、いずれもご都合の合わない場合は、
ご一報いただけましたら再度調整いたします。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討宜しくお願い致します。

弊社実績やサービスについての詳細は下記URLをご覧ください。
https://~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
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株式会社〜〜 〜〜部 〜〜化
営業 〜〜〜〜
〒000-0000
〜〜県〜〜〜〜〜〜
TEL/0000-00-0000
E-mail/〜〜@〜〜〜〜〜
URL/ https://~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
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まとめ|問い合わせフォーム営業の活用

営業メールは、簡単に大多数の顧客へアプローチができるというメリットもあり、その反面アポ率や開封率は低いというデメリットもあります。
ただ、件名や本文を改善することにより、より効果的に効率的な営業活動を行うことが可能だともわかりました。

実際に、自社で導入をしてみて、効果の確認や改善が可能であればとても有効的な営業手法となるでしょう。

ただ、効果が見込めなかったり、反響の改善ができなかったりと課題も出てくる場合は、問い合わせフォーム営業を行ってみることもお勧めです。
こちらの記事で、詳細を記載しておりますので、ぜひ合わせてチェックしてみてください。

合わせてチェック:問い合わせフォーム営業とは?効率的に行う進め方・コツ・営業文章について解説

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