オンライン商談とは?おすすめのツールや活用方法について解説 - 株式会社Value Bet|成果報酬型のリード獲得支援「syoudan」

オンライン商談とは?おすすめのツールや活用方法について解説

オンライン商談とは?おすすめのツールや活用方法について解説

昨今では、コロナウイルスの影響もあって、対面で営業活動をすることが難しくなっております。
そのため、非対面かつ場所に縛られないオンライン商談の需要が高まっております。

商談相手のオフィスまでの移動時間を削減でき、営業活動の効率化を高めることも可能で、様々な企業で導入が広がっており、今ではオンラインでの商談が当たり前となってきています。

そのようなオンライン商談のメリットやデメリット、得られる効果、導入方法等を詳しく解説していきますので、導入を検討している企業はご参考にしていただければと思います。

オンライン商談とは

オンライン商談とは

オンライン商談とは、具体的にWEB会議システム等を用いて営業活動を行う商談方法になります。

特徴としては、やはり「非対面営業」である点です。
非対面営業では、その名の通り対面をしない営業活動になり、営業担当はどのような場所にいてもインターネットが通じる場所であれば商談活動を行うことができ、さらに移動時間の削減や、営業活動の効率化を図ることができます。

昨今では、テレワークを導入する企業も増えてきておりますが、そのテレワークを実現するためにもオンライン商談はマストな存在と言えるでしょう。
コロナウイルスの脅威が去った後でも、オンライン商談自体は残り続けるかと思われますので、今のうちから導入することをお勧めします。

オンライン商談は海外では以前から使われていた?

インサイドセールスといわれるメールや電話等を用いた非対面営業が生まれたアメリカ合衆国では、新型コロナウイルスが蔓延する以前から非対面での営業活動が行われておりました。

その理由としては、国土の広いアメリカでは州を跨いだ移動を行うだけでもかなりの時間を費やしてしまい、効率がとても悪くなってしまいます。そのため、非対面で行う営業活動への抵抗もなく、受け入れやすい環境でした。インターネットが普及していくと同時に、オンライン商談も浸透して活用されておりました。

オンライン商談のメリット

オンライン商談のメリット

それでは、非対面営業であるオンライン商談を導入することでどのようなメリットがあるのかを解説していきます。

時間や状況に左右されない

オンライン商談での大きなメリットとして、時間や状況に左右されずインターネット環境さえあれば営業を行える点になります。

今までの対面営業であれば、アポイントを獲得した約束の日時に間に合うようにオフィスを出て車や公共交通機関を用いて移動をし、商談後にまたオフィスに帰るという工程を踏まなければなりません。
さらに、同日に数件商談が入っている場合は、約束の段階でどのくらい移動時間がかかるのかを考慮し、アポイント獲得を行い、商談が終わり次第また移動して…と移動だけで数時間かかるなんてこともあります。

ただ、オンライン商談の場合は、アポイントを獲得した約束の日時にインターネット環境がある場所でパソコンの前にいれば済みます。次の予定も、オンライン商談が終わり次第、すぐに始められるため移動をする手間がなくなります。
例えば、すぐに話を聞きたいという企業が現れた場合でも、準備さえできればすぐに商談を行うことができるため、とても効率よく営業活動が行えます。

削減できた移動時間は資料作成やその他の顧客への営業活動に当てられますので、対面営業を行なっている時より多くの顧客へアプローチをすることが可能となります。

場所に左右されず、どこでも対応可能

オンライン商談では、時間や状況の他にも場所に左右されないというメリットがあります。
例えば訪問営業の場合は、人が移動して訪問できる範囲が商圏となっております。そのため、商材自体は全国的に販売できるものであっても、商圏が限定的だという理由で遠方の顧客へアプローチができないという状況も多かったでしょう。

ただ、どれだけ遠方であっても、オンライン商談の場合アプローチが可能です。
海外であってもインターネットさえ繋がっていれば、可能なのです。
そのため、アポイントをインサイドセールス等の非対面で獲得できる仕組みを作れば、全国へ商圏を広げることができ、ビジネスの幅はとても広がるでしょう。

ノウハウやナレッジの共有が容易

営業組織の一つの課題として、人材の育成があります。
オンライン商談の場合、商談をしている内容を録画することができますので、成績の良い営業マンのノウハウやナレッジを共有し、人材育成を効率的に行うこともできます。

今までの対面営業の場合は、優秀な営業マンに同行をさせることで、営業現場の雰囲気やノウハウを体験させたりすることもできましたが、同行で連れて行ける人数は1人程度になります。
ただ、オンライン商談の場合、同じ動画を全ての営業マンに共有することができ、さらに何度も見て勉強をすることができます。

オンライン商談のデメリット

オンライン商談のデメリット

前述のように、さまざまなメリットがあるオンライン商談ですが、もちろんデメリットもあります。
デメリットをしっかりと理解した上で対策を行い、オンライン商談を導入することでそのリスクを最小限に抑えることも可能になります。

通信環境の問題

オンライン商談は、インターネット環境さえあれば大丈夫とお伝えしてきましたが、その通信環境次第では商談が実施できないこともあります。
不安定な通信環境では、繋がっている画面や音声にズレが生じたり、止まってしまったりとコミュニケーションができない可能性もあります。

通信環境のトラブルはオンライン商談にとって、死活問題になります。
そのため、事前に通信環境を確認したり、万が一不安定な状況になった場合の対策をとっておいたりと、準備をしておく必要があります。
例えば、オンライン商談前に通信環境のチェックを行なったり、不安定になった場合は電話に切り替え資料の共有をメールで行ったり等、フローを考えておきましょう。

オンライン商談の環境整備

オンライン商談の環境整備は、ツールの導入やインターネット環境の整備だけではなく、オンライン商談を行う場所の整備も行う必要があります。
例えば、雑音だらけの場所で商談を行うと音声が聞き取りづらく、商談に集中できなくなってしまいますので、会議室等のある程度静かな環境を確保しなければなりません。

そのような会議室が確保できない場合は、オフィスにいる人に静かにしてもらう等の働きかけを行い商談に臨みましょう。

信頼関係の構築

オンライン商談は、当然ながら非対面営業です。
全く会ったことのない人と商談を行うことになり、相手からすると対面以上に慎重になってしまいます。そのため、パソコン越しに営業マンの良さが伝わらず信頼関係を構築できない可能性もあります。

そのため、慣れないうちはオンラインとオフラインを適宜に使い分けて営業活動を行うことで、解決することができます。初めの接触の際は、オフラインでアプローチを行い、信頼関係が構築できたタイミングでオンライン商談を行うことで、抵抗感もなくスムーズに話に入ることができるでしょう。

ただ、そうしますと時間や場所の制約が生まれてしまいますので、オンライン商談でいかに信頼を勝ち取れるかにフォーカスをした方が中長期目線では良いと思います。

オンライン商談導入で得られる効果

オンライン商談導入で得られる効果

これまで、オンライン商談におけるメリット・デメリットを解説してきました。
ここからは、オンライン商談を導入することで得られる効果について解説していきます。

コストカット

まず、大きな効果としてコストカットが挙げられます。
具体的には、移動にしようしている車両費やガソリン代、タクシー代、飛行機代等の交通費や、出張で利用するホテル代等も削減できます。
さらに、移動する時間がなくなりますので、その分の時間をその他業務に費やすことも可能となり、人件費の削減にもつながります。

生産性の向上

オンライン商談を導入することで、生産性の向上につながります。
例えば、訪問営業を行なっている場合の1ヶ月の移動時間は平均40時間以上といわれております。その40時間以上の時間がただの移動時間として消費されます。

ただ、オンライン商談の導入により、移動時間はなくなりますので、40時間以上の時間を生み出すことができます。40時間捻出した場合、年間ですと60日分増える計算になります。稼働日が平均20日であれば3ヶ月分です。

3ヶ月分の時間をその他のアプローチや資料作り等の業務に充てることができますので、ビジネスの幅が広がり、生産性の向上に繋がります。

素早く行動ができる

オンライン商談の場合、すぐに行動に移ることができます。
例えば、とても反応が良い顧客がいた場合、オンライン商談にすぐに移り、購買意欲が高い状態でアプローチをすることができます。
そのため、時間が空いてしまい、ビジネスチャンスを逃してしまうリスクを回避することができます。
さらに、素早い行動によって、成約までかかる時間を大きく短縮できる場合もあります。

オンライン商談ツールを効果的に活用するためのコツ

オンライン商談ツールを効果的に活用するためのコツ

オンライン商談ツールを活用して、オンラインで営業活動を行っていきますが、効果的に活用するためにはどのように導入すればよいのでしょうか?
今回は、効果的に活用するためのコツについて解説を行っていきます。

オンライン商談ツールの活用シーン標準化

オンライン商談を導入することで多くのメリットを得られますが、だからといっていきなり全ての営業活動をオンライン化すると、上手く導入できない可能性が高いです。そのため、オンライン商談ツールを活用するシーンの標準化を行っていきましょう。
具体的には、「移動時間が〜時間以上かかる場合はオンライン商談にする」などのルールを設定します。そして、導入しつつ改善点があれば改善をしていき、活用シーンを増やしていくようにしましょう。

オンライン商談を実施しやすい場所の用意

オンライン商談を実施する場所も考えておく必要があります。
オフィスの場合は、自身の席で行う会社もあると思いますが、周りの声や雑音が入ってしまい集中できなかったり、テレワークの場合家族やペットの声が入ったり、カフェでは声が出せなかったりというパフォーマンスを最大限発揮できない可能性もあるのです。

そのため、オンライン商談を集中して行える環境・場所を用意しておくと良いでしょう。
オフィスであれば、他部署の使用頻度の低い会議室を借りたり、テレワークの場合であれば近隣のワークスペースを会社側で用意したりと工夫して実施しましょう。

オンライン商談実施の目標を設定し推進していく

オンライン商談ツールを導入したばかりでは、オンラインで営業を行うことに慣れず対面で営業しようとする営業マンもいるでしょう。そのため、オンライン商談実施の目標を立てて推進していくと良いです。
例えば、「月5件はオンライン商談にする」や「3割はオンライン商談にする」などの目標を設定して、推進していきます。ただ、この目標は導入を推進するための目標になりますので、オンライン商談を実施することが目標になると本末転倒となってしまいます。あくまで、効率的に営業を行うためにオンライン商談を実施していることを周知させつつ、行っていきましょう。

オンライン商談の導入方法

オンライン商談の導入方法

それでは、早速オンライン商談の導入方法を見ていきましょう。
ステップ別に解説をしていきます。

オンライン商談導入①オンライン商談システムを選ぶ

まずは、オンライン商談システムを選んでいきましょう。
オンライン商談は、主に二つのシステムから選択できます。一つはWEB会議システム、もう一つはオンライン商談専用のシステムです。

WEB会議システムは、有名なZOOM等になっており、音声と動画両方を、インターネット回線を利用してつながります。一方で、オンライン商談専用システムは、音声は電話を利用し、動画のみインターネットで繋げる方法をとっているため、インターネット回線が不安定な場合でも繋がりやすいというメリットがあります。

会社の会議でも利用するといった場合は、WEB会議システムの方が利便性は高い場合がありますので、各々のメリット・デメリットを比較しつつ検討しましょう。

オンライン商談導入②オンライン商談を行う条件決め

オンライン商談のシステムが決まりましたら、どのような条件でオンライン商談をおこなうのかを決めていきましょう。
全ての商談をオンライン商談へ移行する場合は必要ないのですが、オフラインでの商談も並行して行なっていく場合は、どのような条件の場合はオンライン商談を活用するかを決めておくと良いでしょう。
「移動時間が合計◯時間を超える場合」や「2回目の商談時」等、自社の営業プロセスや方法によって検討しましょう。

それと、生産性の向上や効率化を目的にオンライン商談を導入するかと思いますが、現場の営業マンの意見も聞いておいた方がいいでしょう。
営業マンにとってストレスにならないようにベストな条件にすることにより、オンライン商談が浸透しやすくなります。

オンライン商談導入③勉強会・研修

条件まで決まりましたら、実際に活用する営業マンがしっかりと活用できるように勉強会や研修を行いましょう。使用方法だけでなく、回線トラブル時の対処方法まで伝えられると良いでしょう。

営業マンにとって、今まで行なってきた慣れている営業方法から変わるため、少なからずストレスを感じているかと思います。そのため導入を決めた理由や導入したことによるメリット等も共有してスムーズに導入できるようにしましょう。

オンライン商談導入④商談の実施

それでは、ここまで行いましたら、実際に商談を行なっていきましょう。
導入の初めはマネージャーとともに行ったり、録画を確認してきちんと行えているかチェックを行なったりして、導入の経過を見ていきましょう。

オンライン商談におすすめの無料ツール4選

オンライン商談におすすめの無料ツール4選

最後に、オンライン商談におすすめのツールをご紹介します。
数多く存在しますので、無料で利用できるツールと有料で利用できるツールをピックアップしてご紹介致します。

ZOOMGoogle MeetWherebyChatwork Live
参加可能な人数最大100名最大100名最大4名最大2名(1対1)
画面共有
録画機能
チャット機能

ZOOM

ZOOM|オンライン商談におすすめの無料ツール

ZOOMは無料で利用することができます。
ただ、無料版では特定の機能に対して制限がかかっておりますので、注意が必要になります。

例えば、1対1でのオンラインミーティングでは24時間利用することができますが、3人以上が参加するミーティングの場合、40分までと制限がかかります。
多数の参加者に向けて商談をする機会がある場合、無料で利用し続けることは困難でしょう。

Google Meet

Google Meet|オンライン商談におすすめの無料ツール

以前は「Hangouts Meet」という名称でG Suite会員限定のサービスでしたが、新型コロナウイルスの蔓延を機に、2020年4月に「Google Meet」という名称にし、同年の5月には無料で利用できるようになりました。
Google Meetは無料で利用することができますが、ZOOMと同じように機能に制限がかかります。

主な制限は、「3名以上の場合、最大60分まで」「ミーティングを録画することができない」という点でしょう。WEB上で利用できるため簡単に利用できる反面、制限を気にされる方は有料版への移行も検討するべきです。

Whereby

Whereby|オンライン商談におすすめの無料ツール

Whereby(ウェアバイ)をご存じない方もいらっしゃるかと思いますが、無料で利用できるWEB会議システムです。日本での知名度はZOOMなどと比べて低いですが、通信品質の高さから海外での利用者が増えてきております。

Google MeetのようにWEB上でミーティングに参加することが可能です。
ただ、Wherebyでも3名以上の場合は最大40分までという時間の制限があります。そして、1つのミーティングルームに最大4名までしか入ることがないです。
それと、無料版ではミーティングを録画をすることができません。

Chatwork Live

Chatwork Live|オンライン商談におすすめの無料ツール

企業でもよく活用されているチャットツールであるChatworkには、WEB会議システムも搭載されております。無料版でも利用することが可能です。

ただ、無料版では1対1でのみ利用することができます。さらに、Chatworkのグループにいないメンバーを誘うことができません。

オンライン商談におすすめの有料ツール4選

オンライン商談におすすめの有料ツール4選

続いて、有料のオンライ商談ツールについて紹介していきます。

ZOOMGoogle MeetbellfaceMicrosoft
Teams
価格初期費用
なし

月額費用
プロ:20,000円/年

ビジネス:26,900円/年

ビジネスプラン:31,250円/年

企業:問い合わせ
初期費用
なし

月額費用
Business Starter

680円/月

Business Standard
1,360円/月

Business Plus
2,040円/月

Enterprise
問い合わせ
初期費用
300,000円

月額費用
100,000円〜/月
初期費用
なし

月額費用
Microsoft Teams Essentials

430円/月

Microsoft 365 Business Basic
650円/月

Microsoft 365 Business Standard
1,360円/月
画面共有
録画機能
チャット機能
トライアルの有無◯(14日間)◯(60日間)

ZOOM

ZOOM|オンライン商談におすすめの有料ツール

無料版でもお伝えしたZOOMはおすすめのツールと言えるでしょう。
無料版では、使えなかった機能も利用できるようになりますので、会議だけでなく営業活動において活用できます。

それと、有料版からはクラウドストレージを利用できるため、レコーディングをクラウドへ保存することができます。プランに応じて、ミーティングの最大参加人数が変わりますので、利用する内容に応じてプランを検討してみましょう。

Google Meet

Google Meet|オンライン商談におすすめの有料ツール

Google Meetも無料版とは違って、様々な機能が開放されるためオンライン商談で活用しやすいツールです。

プランによる違いは、最大参加人数やクラウドストレージのサイズなどになります。
レコーディングをクラウドベースで管理するは、Google Meetが最適と言えるでしょう。

bellface

bellface|オンライン商談におすすめの有料ツール

bellfaceは、営業活動で利用することに特化したツールとなっております。
ZOOMなどとの違いは接続方法になります。
bellfaceでは、画面共有やビデオの接続をインターネット回線で、音声の接続を電話回線を利用して行います。そのため、ZOOMとかと比べて少ない通信量でミーティングを実施することが可能になるのです。

Microsoft Teams

Microsoft Teams|オンライン商談におすすめの有料ツール

Microsoft Teamsは、無料で利用することもできますが、有料版を使うことによって使いやすいツールとなります。Outlook等のOffice製品をよく使う企業では、互換性が高く利用しやすいでしょう。

プランの違いに関しては、レコーディングの有無や参加人数、クラウドストレージのサイズ等です。
Office製品を使っている場合は、プランにTeamsが入っている場合もありますので、チェックしてみましょう。

最後に

今回は、オンライン商談の概要やメリットデメリット、得られる効果、導入方法について解説していきました。

オンライン商談を導入して営業活動を行なっていくだけでも、様々なメリットがあり会社にとっては良い事ばかりのように思えます。ただ、営業マンからすると信頼関係の構築の難しさや今までとは違う営業方法に対して困惑してしまう可能性もあります。
そのため、様々な意見を聞きつつ、徐々に導入していく等、考えて導入していく必要があります。

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