SFAとは？CRM・MAとの違いや効果的に活用するポイントなど徹底解説

最近、「営業」について、調べていたり、他社と話していたりすると、「SFA」という言葉を耳にすることが増えてきたかと思います。
実際に、SFAを導入している企業は多く、成功事例や実績も多くあがってきています。

ただ、SFAってなに？て思われている方もいらっしゃると思いますので、SFAについて今回は解説していきます。

SFAとは

SFAとは、英語で「Sales Force Automation（セールスフォースオートメーション）」の頭文字をとった言葉で、「営業支援システム」と訳されております。

具体的な内容ですと、企業の営業部にある業務プロセスや情報を自動化し、データ化・分析等をすることができるシステムがSFAとなります。

SFAが現在注目されている理由は、長引いている経済不況、市場の縮小や停滞等の大きい理由から、企業内の問題ですと「属人化した営業スタイル」が市場とマッチしていないという問題もありました。
ただ、その一方で、営業活動のプロセスを最適化してくれたり、売り上げや利益に貢献、効率的に案件を管理、無駄なコストの削減等が可能な為、SFAの導入が注目されています。

SFAの具体的な機能

前述したように、SFAを活用することで、営業業務プロセスを自動化、データ分析管理などさまざまなことができることはわかりました。

ただ、具体的にどのような機能があり、どういった効果をもたらしてくれるのでしょうか？

顧客管理｜SFAの機能

SFAでは、顧客管理の機能が中心となっています。

適切な顧客情報を管理することは営業にとって必要不可欠になります。

SFAでは、会社名・住所・電話番号・担当者名/役職・営業履歴等を管理でき、その情報を連携できる為、営業マン同士での営業の被りや、不適切な対応をする等のリスクを回避できます。

案件管理｜SFAの機能

営業をしている案件の詳細な情報を管理することができます。

リードから受注につなげていく為、管理をしていき、企業情報や担当者名、提案をした商品・サービス、進捗、受注見込み、予定日、見込み金額等を管理できます。

商談管理｜SFAの機能

実施した商談の詳細を管理することが出来ます。

過去にどの営業マンとどういうやり取りを行なったのか等を確認でき、効率的に営業活動を行なっていくことが出来ます。

プロセス管理｜SFAの機能

営業マンの営業プロセスを管理することが出来ます。

営業マンが営業活動で行なった行動と結果を全て数値化し、分析を行えます。

例えば、テレアポの架電数、アポ獲得数、訪問件数、商談数、受注数等の数値を管理し、営業マンごとに、実績や業績、スキル等を確認できます。

売り上げ予測/予実管理｜SFAの機能

現時点での売り上げ予測や予実管理をすることができます。

営業マンごとや部署ごとの売り上げ予測だけでなく、顧客別や商材別など様々な観点から売り上げ予測をたてることができ、予実管理も行えます。

スケジュール・タスク管理｜SFAの機能

営業マンごとにスケジュールを管理・共有できます。上司からすれば、マネジメントがやりやすくなり、営業マン同士で共有することにより、効率的かつ組織的な営業を行なっていけます。

また、合わせて、タスク管理もできます。タスクにより、やるべきことの優先順位をつけられ効率的に営業活動を行えます。また、管理者がタスクを振り分けることも可能です。

アラート｜SFAの機能

SFAでのアラートは、対応や商談などのアクションを実行するタイミングで通知されます。営業において、遅刻や対応漏れ、遅れ等は信頼を失い、契約率がさがる可能性が大きいです。そのため、アラートで通知をすることで、仕事が立て込んでいた場合でも、次のアクションにうつれます。

見積書作成/ワークフロー機能｜SFAの機能

見積書を作成するのは、手間で時間がかかるケースも多いかと思います。さらに、見積もり制作に時間がかかると、提案している顧客の購買意欲の低下につながっていきます。SFAでは、見積書作成/ワークフロー機能があるので、迅速に対応をしていくことが出来ます。

レポート機能｜SFAの機能

特定のSFAでは、集計したデータの分析やレポートを自動で作成することができます。営業活動全体の把握のためにも嬉しい機能です。

スマホ・タブレット対応｜SFAの機能

SFAは一般的なクラウドサービスとして提供されており、スマホやタブレットでも対応している為、外出中でもSFAへアクセスし入力や確認をすることができます。

SFAとCRM・MAとの違い

営業の効率化や強化をするシステムとして、CRMも注目を集めています。
SFAとCRMは元々まったく別のシステムとして出てきましたが、現在ではひとつにまとめられることも多くなっております。

CRM｜顧客管理や関係性構築のためのツール

CRMは、英語で「Customer Relationship Management（カスタマーリレーションシップマネジメント）」の頭文字を取ったもので、「顧客管理」などと呼ばれています。

具体的には、顧客管理なので、顧客の名前や性別・属性等の基本情報や志向や購買履歴等の顧客に関する全ての情報を管理し、蓄積されたデータを活用することが出来ます。
分析した情報をもとに「顧客に合う商材を提供」することができ、関係性構築まで行えるシステムがCRMとなります。

CRMの主な機能

データベース管理機能

顧客データベースの管理や分析を行うことができる機能です。

プロモーション機能

顧客一人一人に対してマーケティングを行え、独自のプロモーションを行える機能です。今までのマスマーケティング（全ての顧客に対して同じマーケティング戦略を行う）とは違い、顧客に合う商材を、ダイレクトにプロモーションすることができます。SNSとも連携を行うことができるため、様々なプラットフォームを活用することにより幅広い世代の顧客へ訴求できます。

サポート機能

問い合わせやクレームに対してサポートしてくれる機能です。どの商品の件で問い合わせがきているのかなどすぐに把握でき、対応することが可能です。

セキュリティ

顧客情報は、個人情報になりますので、しっかりとしたセキュリティ体制をとっています。

MA｜マーケティングを効率化出来るツール

MAは、「Marketing Automation（マーケティングオートメーション）」を略した言葉となっており、マーケティング活動の自動化や効率化をするためのツールとなっております。
マーケティングの役割であるリードジェネレーション（見込み顧客の獲得）からリードナーチャリング（見込み顧客の育成）などの業務の支援してくれます。

MAの主な機能

リード管理

リードの情報を管理することが出来る機能です。
複数チャネルでの顧客接点の情報やデモグラフィックデータ等を管理できます。

スコアリング

リードごとの行動履歴に対して、スコアを付けていき、興味関心度を数値で確認する機能となっております。

キャンペーン管理

設定した条件に該当するリードへ、マーケティング施策を自動的に行うよう設定することが出来る機能です。
例えば、スコアに応じた施策の設定をすることが出来ます。

メールマーケティング

メールマーケティングを管理できる機能となります。
リード属性や行動履歴をもとに、メール配信リストの作成をし、コンテンツの配信やウェビナーなどのイベント招待、商品・サービスへのファン化等の目的をもってメールマーケティングを行っていきます。

アラート

リードがWEBサイトに訪問した際やメールを開封した際などに、営業担当へアラートで通知する機能となります。

LPやフォーム作成

LP（ランディングページ）やフォーム作成を支援してくれる機能もございます。

WEBサイトのパーソナライズ

自社で運用しているWEBサイトに表示しているコンテンツ・広告などをリードの興味・関心に沿った内容へと自動的に変更させることができる機能です。

SFAの導入メリット

SFAを導入する最終的なメリットは、営業プロセスの効率化による売り上げ・収益の拡大です。
具体的に、次のようなメリットがあります。

営業マンがコア業務に集中できる

SFAには、前述したように見積書作成機能や商談リストの作成、タスク・スケジュール管理等の日々決まった形で行う業務を効率化することが出来ます。さらに、過去の情報も確認することができるため、事例を探したり先輩営業マンのノウハウを得ることもできます。

営業プロセスが見える化され、管理者から的確なアドバイスをもらいやすくなり、業務効率を改善できます。

そのため、営業マンは顧客へアプローチする時間やコミュニケーションを丁寧に行うことが出来、コア業務に集中することが出来ます。

ボトルネック発見・解消

営業マンの行動を記録し、営業プロセスを見える化できる為、ボトルネックの発見をしやすくなります。
そのボトルネックを解消することにより、売り上げ拡大に期待できます。

営業の属人化しない

案件や商談の情報が蓄積され、それらのデータを分析することで、より成約率の高い効果的なアプローチの方法を見つけ出すことが出来ます。そのため、そのアプローチを社内のノウハウとして共有し、標準化していけば、営業マン個人の判断や感覚、経験則などに頼らない営業活動を行えます。

データ管理・入力作業の負担が減る

SFAツールの醍醐味はやはり、データ管理・入力作業の負担が減ることです。入力した情報を一元管理でき、使用する際に確認を行えるため、営業マンの負担を軽減します。
ただ、負担が減ったとしても、入力項目を大きく増やしてしまいますと、作業の効率が落ちてしまいますので、注意が必要になります。

SFAの導入前に、どのような入力項目にするかを検討してことをおすすめします。
あとから必要な情報の入力を増やせば良いと考えてしまいますが、それだと情報量の差がデてしまい整合性が取れなくなってしまいますので、最初から設定をしておきます。

SFAをうまく活用するためのポイント

営業マンへのフォローをする

SFAは導入し活用することにより、中長期で見て営業プロセスの効率化・売り上げ向上につながっていくものですが、このような日々使っているツールの変更には反対や反発が起こる可能性があります。

導入に際し、導入目的の共有や、研修を行いスムーズに使い始められるようにしていく必要があります。さらに、営業マンが使い慣れるまでは管理者が声かけして入力させたり、管理者が自ら使う姿を見せたりすることも必要になります。

そうして、営業マンが使っていき「便利だ」と感じてもらえるようになれば、初めて活用がスタートできることになります。

そうなるSFAツールである必要もあるため、導入前はツールのUI（ユーザーインターフェース）が良いかしっかり確認し導入していきましょう。

KPI設定

営業活動やマーケティング、経営活動において重要とされているKPIですが、SFAでは営業プロセスを見える化できるため、KPIの設定は必須になります。
KPIとは、重要業績評価指標といい目標の達成状況を確認するための指標になります。

KPIの設定には、ゴールと状況から逆算をしていく必要があります。

この計算の結果、目標の売り上げを達成するためには、営業マン1人あたり268人にアタックし、約27人へ商談をし、4つの契約を獲得する必要があることがわかります。さらに、マイルストーンの設定も行うのであれば、営業稼働日で割っていき、月や日単位で目標を設定していきます。

KPIの設定によって、行動数などが明確になり、目標達成の過程の見える化、目標共有で組織のモチベーションなどにつながってきます。

さらにSFAでは、受注金額・件数などだけでなく、予測や見込みも確認でき、進捗管理も用意になります。上司との打ち合わせもあるかと思いますが、その際SFAを活用し、見込み状況や達成状況を確認すると良いでしょう。

PDCAサイクルを回す

SFAを導入したらすぐに売り上げが上がり効果を実感できる、というような即効性はありません。

効果を最速で出していくためには、データを蓄積・分析、営業プロセスの見える化、ボトルネックの発見、KPIの設定と測定を行い、PDCAを回していく必要があります。

SFA導入後の失敗するポイント

上記までで紹介してきたように、とても便利なツールであるSFAですが、SFAの導入後に失敗してしまう場合もあります。
よく失敗されるポイントについて解説をしていきます。

SFAを導入した目的が明確ではない

失敗するケースが多いのが、SFA導入の目的が明確でないというものです。
例えば、「営業効率を高めるため」や「情報の整理を行って、営業活動で発生する手間を削減したい」などのような曖昧な目的で導入すると、最終ゴールや目的に到達することができなくなってしまいます。

導入をする際には、SFAを導入する目的をすべての社員やスタッフへ共有をしたり、導入することで営業活動にどう影響を与えるのかの説明をしたりして、十分に理解された状態で導入することをおすすめします。

使い勝手の悪いSFAツール

様々なメリットや役割のあるSFAですが、導入することで営業マンが抱える業務や入力の負担が増えてしまう可能性があります。例えば、「入力が必要な項目が多くなった」や「操作方法がわかりにくい」などにより、データの入力をすることに対する意欲がなくなってしまい、ストレスやモチベーション低下に繋がる可能性も高いです。

そのため、大きな恩恵が得られると分かっていても、この入力作業や利用の定着が上手くいかず、悩んでいる企業が多く存在しております。
さらに、SFAでは様々な機能が一つに集約されておりますので、システムの使用方法や活用方法を社員へ教え、自走出来るようにするために多くの時間がかかってしまう場合も多いです。

そのため、SFAを導入するのであれば、利用するユーザーにとって直感的に使い方が理解できたり、分かりやすいUI（ユーザーインターフェース）であったり、導入するツールの選定をしっかりと行いましょう。

データの分析や活用が出来ていない

SFAでは、データ管理が出来るだけでなく、データを分析し営業活動で活用することで、営業力の向上などをすることができるツールとなっております。
そのため、SFAを導入してデータを入力していったとしても、分析や活用ができなければ、SFAを十分に活用できているとは言えないのです。ただ、その分析や活用には相応の人材が必要となり、自社にリソースがないという企業も多く、結果的に多くの企業で十分な運用ができていないというわけです。

SFA選定のポイント4選

SFAと言っても、様々なタイプのシステムやサービスがございますので導入する際に、どれが良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。
今回はSFA選定のポイントについて解説を行っていきます。

操作性・機能面

まず、SFAを導入しても利用されなければ全く意味がありませんので、操作性を確認してみましょう。
操作性では、第一に実際の操作画面を確認して、使い勝手が良さそうかどうかをチェックしてみましょう。そのあとに、入力などが簡単に分かりやすく出来るかどうかも確認します。

また、営業マンは移動することも多いかと思いますので、移動時でもデータの確認や入力ができるようにスマートフォン対応かどうかも確認しておきます。PCでしか操作ができないのでは、効率が悪くなってしまいますので、注意が必要です。

また、機能面に関しては、その他のツールやシステムと連携ができるかという点も確認が必要です。
たとえば、CRMやMAなどを導入しているのであれば、データ連携することにより、大きなメリットを得られることが出来ます。

連携できるツールやシステムは、SFAを提供している企業によって変わってきますので、しっかりと確認しておきましょう。

サポート面

ツール導入はスタートに過ぎません。
導入後にしっかりとしたサポート体制が整っているのかはとても重要になります。

新たなツールやシステムを導入して、すぐに上手く運用できる可能性は少ないため、試行錯誤を繰り返しながら定着させていく必要があります。その為、SFA導入後も営業の効率化や営業力向上のための支援を行ってくれるかどうかはしっかりと確認しておきましょう。

料金面

選ぶポイントとして、初期費用や月額費用などの料金面も重要となるでしょう。
予算が取れないため安いものを選ぶというのも大事ですが、しっかりと自社に必要な機能が備わっているのかチェックしておきましょう。
一般的には、安いSFAでは機能が最低限しか備わっていない場合が多いため、機能面と料金面の折り合いも検討すると良いでしょう。

実績面

上記まででお伝えしたようなポイントが自社のニーズとマッチするSFAが発見できましたら、そのSFAの実績を確認してみましょう。
実績が多いほど、営業の効率化やプロセス改善などのノウハウを多く持っている可能性が高いため、実績をチェックすることも忘れないようにします。

SFAの人気ランキング

今回のランキングは、日本国内のシェアが高い順位でお伝えします。

1位　eセールスマネージャー Remix CLOUD

運営会社：ソフトブレーン株式会社（SOFTBRAIN Co.,Ltd.）
費用：月額6,000円〜/1ユーザー
URL：https://www.e-sales.jp/

2位　SalesForce sales Cloud

運営会社：株式会社セールスフォース・ドットコム（Salesforce.com, inc.）
費用：月額9,000円〜/1ユーザー
URL：https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/

3位　Sales Force Assistant

運営会社：株式会社NIコンサルティング
費用：初期費用50,000円・月額3,500円〜/1ユーザー
URL：http://www.salesforce-assistant.com/

最後に

今回はSFAについて詳しく解説してみました。

「今まで検討していたけど、どうすればいいかわからなかった」や、「SFA自体知らなかった」という方もいらっしゃったかと思います。

実際、少ないとは思いますが今なお紙ベースで営業の日報や目標管理をしている会社もあるくらい、日本は海外諸国と比べてITやICTの導入に遅れております。SFAは、営業効率や売上の向上などが目的で使用されますが、それだけでなく、様々な業務に対する労力が軽減されます。

営業マンからすれば、顧客情報を閲覧しアプローチの方法に役立てたり、見積書を作成することもできますし、スケジュール管理まで行ってくれます。管理者やマネージャーからすると、営業マンから直接聞かなくても、SFAを開きチェックするだけで、全体・営業マンごとの進捗・達成状況等確認ができ、プロセスごとの適切なアドバイスも行えるようになります。

このように効率的に行なっていくことは、最終的な目的である売上向上や収益拡大につながっていくため、早い段階で導入していくことを検討しましょう。