アポイントとは?アポ獲得のコツや準備について解説!

アポイントの基本【意味・準備・取り方など解説】

はじめに

企業が売り上げを上げていく為に必要なことの一つは「営業」です。
営業活動をしていない企業はいない程、重要な営業ですが、顧客に商品・サービスを売ることは簡単ではありません。

商品やサービスを売る為に顧客と話さなければなりませんが、その話す機会をいただく為に必要になってくるのが「アポイント」になります。

そのアポイントについて今回は解説をしていきます。

アポイントとは

アポイントの語源は、appointment(アポイントメント)という『約束』を意味する英単語からきています。

ビジネスのシーンで使う場合、顧客や取引先と話し合い(商談・会議)等の約束をするという意味です。

実際は、アポイントやアポイントメントではなく、アポと言うことが多いのですが、社外で約束をとりつける際はあまり使わない方がいいでしょう。(社内ではもちろん良いですが)

アポイントを取る前の準備

アポイントを取る前に行うべき準備がございます。もちろん営業活動なので、準備をすることは当たり前ですが、行えていない企業が多くあります。

そもそも、なぜアポイント獲得がうまくいっていない理由は大きく2つあり、

・営業マン・新人社員がトークの練習をできておらず、何を喋っていいかわからずリストを無駄に消費してしまう
・アポイントを獲得できている先輩営業マンは、部下育成ができず全体的にアポイント獲得率が上がらない

です。

これらは、教育体制に問題がありますが、アポイント獲得の準備をしっかり行うことにより解決できます。

準備の前段階①

さっそく、準備ではなく準備の前段階があります。
この前段階の時点で、誰でもアポイント獲得を実行できる環境を整えていきます。

どういうことかというと、営業活動の各プロセスを明確化し、標準業務化することです。

テレアポを例に、アポイントを取りにいく前に準備として行うことをお伝えします。

  1. 顧客である企業の調査
  2. 顧客企業の市場・業界動向を調査
  3. 担当者を調査
  4. 流入きっかけを探る
  5. 顧客企業の課題を探る又は想定する
  6. 5の課題から打ち出していくポイントを考える

などです。

営業を行なっている人からすれば、当たり前の内容ではあります。ただ、社内の営業を行なっている全員が実践をしているかと言われれば、おそらく出来ていません。

ひとつひとつの内容自体は簡単なものですが、ひとつでも欠けるとアポイント獲得率の大きく影響してきます。

上に上げたプロセスは一例ですが、営業活動の各プロセスを明確にし、標準業務として行なっていくだけで効率は格段に上がります。

準備の前段階②

前述で、標準業務化した内容を実践していく為の、中身を考えていきます。

例えばテレアポでしたら

  1. 会社名・部署・担当者名を確認後、発信
  2. ヒアリング
  3. ニーズの喚起
  4. アポイントの打診
  5. スケジュール調整
  6. 終話

この流れで行っていきます。

この中で特に重要かつ問題になりやすい部分は②と③です。

ここは、何を話せばいいのか戸惑ってしまったり、うまく会話が噛み合わない、営業マンが何を伝えたいのかがわからない等、相手を困惑・怒らせてしまうこともあります。

これらを解消する為にはヒアリングとニーズの喚起ができる「トークスクリプト」が必要になります。
一つのトークスクリプトだけでなく、いくつかのトークスクリプトを準備していくことが重要です。

例えば、自社への問い合わせが来た企業への営業を例にあげますと、

・自社ホームページ
・他社のオウンドメディア
・オンラインセミナー

等、流入経路ごとにトークスクリプトを変えるとアポイント獲得率はあがります。

具体的なトークスクリプトの作成方法

  1. アポイント獲得ができている営業マンのトークを文字に起こす
  2. ヒアリングやニーズ喚起などの段落で分け構成する
  3. 実践をしながら、常時ブラッシュアップ

このようにトークスクリプトを作成し、誰もがアポイント獲得率の向上を行える仕組みづくりを作ることが重要になります。

さらには、業務の標準化を行うことにより、営業力が属人化しないようにできるのもメリットですね。

アポイント獲得の準備①

それでは、ようやく準備に取り掛かります。
前段階をすることにより、業務フローを標準化し新人の育成などもスピーディーに行えるようになりました。

ここからは、実践になりますが、その準備の一つは「練習」です。
ひたすら、トークスクリプトの通りに上手くできるよう練習を行いましょう。

まずは、自分自身でスラスラとトークができるまで頭に入れ、その後先輩営業マンとロープレで練習します。

ロープレを嫌う営業マンはかなり多いですが、ロープレはとても重要です。
自分一人で練習を行ったとしても、想定外の質問や解答が来た際に対応ができなくなります。営業は、一人言ではなく、対話で成り立つ為、しっかりロープレを行いましょう。

それと、ロープレを受ける側(顧客側)の人ですが、フィードバックを行うと思いますが、悪いところばかり指摘する人がとても多いです。その為、指摘されたくないとロープレを嫌います。
受ける側は、必ず良いところを言った後に悪かった点・改善点を教えるようにするとどちらも気持ちよく終われるでしょう。

それと、この練習で重要なのが、トークスクリプト通りに行うことです。初めから自分の色を出す方もいますが、それで成功する方はかなり少ないです。

よく言われる言葉で、「守・破・離(しゅ・は・り)」というものがあります。

守は、型を忠実に守り抜き、習得する段階で、破は良いものを取り入れていき型をブラッシュアップする段階、離は型を離れ、独自の新たな型を生み出す段階となります。もともとは茶道や剣道で使われる言葉ですが、営業でも同じです。守・破・離を守って忠実に営業していくことが成功への近道です。

アポイント獲得の準備②

準備2つ目が、営業目標の設定です。
もちろん、営業は目標がついているものですが、ただ単に月のアポ獲得数15件など定めていても意味があまりありません。もっと緻密に計画を立てていく必要があります。

例をあげますと、

  1. ゴール設定(月アポ獲得15件)
  2. 15件獲得する為に必要な数字を算出
    アポ獲得率5%だった場合、15件÷5%=300件の電話が必要
    1時間あたり出来る電話の件数が15件だった場合、300件÷15件=アポ獲得には20時間必要
  3. ②で計算した必要な時間を月初にスケジュールに入れ、マイルストーンの設定
  4. マイルストーンと獲得数、架電数を見てPDCAを回し、不足分はスケジュール追加

などです。

実際、トップ営業マンはこれ以上に緻密に計算して毎月毎月トップを走っています。
目標を設定することにより、自分の現状の課題や、振り返りも行いやすくなる為、必ず設定しましょう。

代表的なアポイント獲得方法

昨今のコロナ禍において、訪問して営業をかけていくことは困難になってきました。

その為、アポイント獲得をする手法も絞られており、今回は代表的な2つの営業方法をお伝えします。

アポイント獲得は、自社のことを全く知らない企業に対して行うことが多い為、ビジネスの基本的なマナーを順守して行っていく必要がありますので、そのあたりも含めてお伝えします。

テレアポ営業

テレアポは、言わずもがな電話で営業を行いアポイント獲得を行っていく手法になります。

一般的な流れ

①挨拶+名乗り

ここでは丁寧に挨拶を行うことを第一に考えましょう。初めてであれば、「突然のご連絡失礼します。」や、話したことがある相手であれば「いつもお世話になっております。」等を添えて挨拶をしましょう。

それと、初めに必ず会社名と名前を名乗りましょう。強引な自分本位の営業マンはここができていないケースも多いです。実際名乗られないと相手側からすれば、「誰?」と思われ良い印象は持たれません。特定商取引法の電話勧誘販売に対する規則でもしっかり事業者の氏名等の明示(法第16条)が定められております。

②電話の経緯と目的を伝える

ここを伝えずにヒアリングに入る営業マンが多いです。
何故電話したのか、アポイントを何故取りたいのかをしっかり伝えることで、誠意を持った営業を心がけましょう。伝えることで、電話を切られるというマイナス面ももちろんありますが、伝え方等を工夫するだけで改善できる点になる為、良い印象を持たれるよう伝えましょう。

③商品・サービスの紹介やヒアリング・ニーズ喚起

テレアポは、このフェーズがとても重要です。しっかりとどういう商品・サービスなのか、付随したヒアリング、ニーズの換気を行い、購買意欲を高めていきましょう。保険商品であれば、万が一のことを伝え恐怖心を煽ることなどが該当していきます。

④アポイントの打診

ここまでで、おそらく「少しは興味ある」という状態にもっていけたと思います。そうなった際に重要になるのがアポイントの打診です。このフェーズをいかにスムーズに進められるかが鍵になります。鉄は熱いうちに打てという言葉があるように、興味が出た際に、詳しい話をしますので・・・とアポイントを打診していき、日時・場所まで確定しましょう。

候補日は、こちらから3つ程提示し、相手が合わせる形をとります。その為、あらかじめ空いているスケジュールを確認しておきスムーズに提案できるようにします。

⑤重要情報のヒアリング

アポイントが確定したら、電話を切りガッツポーズをしたいところですが、まだあります。重要情報のヒアリングになります。
主に、担当者のメールアドレス・携帯電話、予算感などを聴取しましょう。重要なのがアポイント確定後ということです。アポイント確定後に行うことで、相手も心を開いてくれている可能性も高まりますし、余裕のある対応をしてくれます。

⑥復唱とテストクロージング

ヒアリングまでできれば、アポイントの日時を復唱して確認をします。その際できれば、テストクロージングまでできると、商談の成功率は上がります。

ここで、リマインドする旨の案内もしておくと、尚良いでしょう。「前日メールにて再度お知らせします。」など

⑦お礼を言って終話

最後には必ずお礼を言います。「本日は突然お時間を取っていただきありがとうございました。」などを言い電話を切りましょう。
最後の印象をよくすることで、営業マン自体の印象が変わります。

この流れが多いですが、正解ではありません。
業種や業界によっても変わりますし、相手によっても変わる為臨機応変に対応していくことがいいでしょう。

メール営業

テレアポでは、コロナ禍でテレワークをやっており担当者がいないなどでは力を発揮できません。そのような場合は、メールでアポイントを取ることも有効的な手段です。

メール営業の注意すべきポイント

・件名にアポイント希望の件で連絡している旨明記しわかりやすくする
・テレアポ同様、名乗り・メールした経緯・アポイントを取りたい理由を記載する
・アポイント希望日を3つほど候補で記載しておく(◯月◯日◯曜日◯時〜等詳細に)
・候補日では◯時〜◯時の間としてあげると相手も合わせやすくなる(24時間表記で記載)

その他も、会社によっては規則や決まりがあるかと思いますので、順守し営業を行っていきましょう。

それと、メールはデータとして保存されますので、宛先や敬称、敬語などの間違いは厳禁です。

アポイント獲得の4つのコツ

準備や手法についてはご理解していただけたかと思います。

いざ実践をしていくと、アポイント獲得率が低かったり、そもそも獲得できなかったりは往々にしてあります。

今回伝えるコツを意識して営業活動を行なっていくことにより、アポイント獲得率の向上と、全体的な営業マンの成長にもつながっていきます。

顧客層共通の課題・悩みと自社の強み

アポイント獲得をしていく為に必要なひとつの要素は、相手の顧客にとって、自社の商品・サービスはメリットがあるのかという点です。

そのためには、顧客層の共通してある課題や悩みを理解し、自社の商品・サービスがそこに対していかに解決することができるかを説く必要があります。

例)飲食店の場合
共通する課題:
コロナ禍で飲食をする人の母数が低く、来店数が減少している

自社の強み:
来店している人の◯%が、弊社のグルメ情報アプリを使用し来店している
△のジャンルのお店では平均して、◯%の来店を見込める 等・・・

情報収集と状況の仮定

営業はある種、情報戦です。いかに顧客の情報を掴んでいるのか、それによってアプローチ方法の幅が変わってきます。

情報収集の方法は、ホームページや紹介しているオウンドメディア、SNS、取引先からの情報など様々ありますので、率先して情報取得をしていきましょう。

ただ、情報収集によって得られる情報には限りがあるのも事実です。顧客層の共通の課題や悩みではなく、その顧客が抱えている悩みや課題までを収集することはできません。

そこで重要になってくるのが、状況の仮定になります。この状況は、顧客の現状を表しており、現状の課題や悩みを可能な限り仮定・想定することにより、アプローチの方法を決定していきます。

提案理由と時間の提示

アポイント獲得で、アプローチをしていく際に、提案理由をすぐに伝えることが重要になります。この提案理由は、提案相手にとって自社の商品・サービスを使うことにより得られるメリットを伝えることが一般的です。例えば、売り上げ向上・コストの削減・業務効率化等興味を惹きつける言葉が良いです。

それと時間提示についてですが、テレアポ等の場合、いつまで電話するのかわからない事は相手に取ってストレスになってしまいます。その為、「〇〇についてお伝えしたいので、3分ほどお時間いただいてもよろしいでしょうか?」等提示をしましょう。

提示し同意をいただいた場合、3分間は提案することができます。

情報提供をしヒアリングをする

担当者としっかり話ができる際に、相手企業が抱える課題や目標等をヒアリングしていく事はとても大切です。

ただ、単純に「課題ありますか?」と聞いて「課題は〜〜」と答えてくれる企業はいません。そのため、情報を聞き出す為に営業マンから情報提供を行い、共感の姿勢で話を聞くことにより相手側から、重要な情報を話してくれる可能性が上がります。

主なテクニック

・同じ業界での一般的な課題や悩みを営業マンから伝える
・業界内での状況や動向、ニュースなどを伝え確認し、顧客の現状を聞く
・ヒアリングできた際は、必ず共感や受け止めの姿勢

ヒアリングできる内容は、営業マンの力量によって変わります。それは営業マンの顧客に対するスタンスや聞き方が異なっているからです。

ただ、このようなテクニックを真似することにより、必然的に顧客から信頼され、力になってもらえそうだなと思われます。

最後に

企業の存続や持続的な成長のためには、営業活動が必要で、その営業活動を行うために「アポイントの獲得」は必要です。

今回お伝えした、準備やコツを活用し、社内でブラッシュアップをかけていくことにより、現在のアポイント獲得率から数倍向上させることもできるでしょう。

大切なのは、しっかりとした営業の仕組み作りをいかに会社が行えるかです。

営業力に固執した方針ですと、その人材が異動や転職した際に崩れ落ちます。いかに属人化させない会社自体の仕組みを作りあげるかが重要です。

その上で、営業マンのスタンスや姿勢を正していくことで会社全体の成長につながってきます。

ぜひ、全体を見直し、営業活動を行なっていきましょう。

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